Как Ростелеком автоматизировал работу по 45 000 судебным делам без расширения штата

Когда юридическая функция перестает масштабироваться

Ростелеком — один из крупнейших провайдеров цифровых услуг в России. Компания работает с миллионами частных пользователей, государственными организациями и бизнесом. Внутри — более 130 тысяч сотрудников и около 200 дочерних компаний.

Для компании такого масштаба юридический департамент — не вспомогательная функция. От него зависит скорость закупок, продаж, запуска новых сервисов, претензионной работы и судебных процессов.

Но по мере роста бизнеса старая модель начала давать сбои. Нагрузка росла, а большая часть процессов оставалась ручной. Юристы тратили время не только на правовую работу, но и на поиск документов, заполнение карточек, пересборку отчетов и контроль сроков.

Проблема была не в объеме задач как таковом. Проблема — в разрозненности процессов.

Договоры хранились в разных системах и папках. Информация по судебным делам собиралась вручную. Многие процессы зависели от конкретных сотрудников, которые держали детали в голове. Руководителям становилось все сложнее понимать:

• где застрял договор;
• кто перегружен;
• какие сроки горят;
• что происходит по конкретному спору;
• где растут риски для бизнеса.

На таком масштабе даже небольшая задержка начинает быстро размножаться. Один лишний день согласования превращается в очередь. Незаполненная карточка дела — в риск пропустить срок. А ручная отчетность — в постоянную потерю времени управленческой команды.

Это типичная проблема крупных юридических департаментов. По данным Thomson Reuters, 79% корпоративных юрдепартаментов фиксируют рост нагрузки, но две трети компаний не увеличивают штат. Работы становится больше, а ресурсов — нет.

В такой ситуации попытка «просто нанять еще людей» перестает работать. Нужно менять саму модель управления юридической функцией.

Что ломается при таком масштабе

К 2022 году правовой блок Ростелекома столкнулся сразу с несколькими системными проблемами.

1. Сотрудники обращались напрямую к юристам. Запросы приходили в почту, мессенджеры и личные сообщения. Из-за этого задачи дублировались, терялись или зависали без контроля сроков.

2. Договорная работа оставалась перегруженной ручными действиями. Даже типовые документы требовали участия юриста на каждом этапе: от подготовки текста до маршрутизации согласования.

3. Судебная работа существовала сразу в нескольких контурах. Информацию по делам приходилось собирать вручную из разных систем и судебных порталов. Это увеличивало риск ошибок и усложняло контроль сроков.

Чем больше становился объем работы, тем сильнее система зависела от ручного контроля. Департамент продолжал справляться с нагрузкой, но управлять этим объемом становилось все сложнее.

Как Ростелеком перевел юридическую работу в единый контур

Главная задача была не просто автоматизировать отдельные операции, а собрать юридическую функцию в единый управляемый контур.

В Ростелекоме внедрили сервис ПравоДепартамент и пересобрали ключевые процессы так, чтобы документы, сроки, обращения и судебные дела больше не жили отдельно друг от друга.

1. Входящий поток обращений

Раньше сотрудники компании писали напрямую конкретным юристам. В результате часть запросов терялась, часть дублировалась, а нагрузка распределялась неравномерно.

Теперь обращения поступают через единый портал или чат-бот. Система сама фиксирует запрос, назначает ответственного и отслеживает сроки исполнения. 

2. Договорная работа

Типовые договоры перевели в цифровой сценарий. Теперь сотрудник отвечает на несколько вопросов, после чего система сама формирует документ и отправляет его по маршруту согласования.

3. Судебные процессы

Все судебные дела объединили в единой системе. Карточки обновляются автоматически через интеграцию с КАД и судебными порталами. Система сама создает задачи по срокам и помогает контролировать процесс без ручной пересборки информации.

Какой результат получили

После автоматизации юридический департамент перестал тратить ресурсы на массовые повторяющиеся операции.

У юристов появилось больше времени на задачи, где действительно нужна экспертиза:

• сложные переговоры;
• нестандартные риски;
• судебная защита интересов компании;
• поддержка ключевых бизнес-решений.

Для руководителей юридическая функция стала гораздо прозрачнее и управляемее. Теперь можно быстро увидеть:

• где находится запрос;
• кто отвечает за задачу;
• на какой стадии договор;
• где появляются просрочки;
• какие команды перегружены.

Бизнес получил не только более удобные процессы внутри юрдепартамента, но и ускорение работы в целом:

• 30% обращений обрабатываются без участия юристов;
• договоры готовятся в 12 раз быстрее;
• время на подготовку отчетности сократилось на 30%.

Проблемы в юридическом отделе — операционный риск для всего бизнеса

История Ростелекома показывает: в крупной компании юридическая функция быстро перестает масштабироваться вручную.

Когда через департамент проходят сотни тысяч документов и десятки тысяч судебных процессов, разрозненные системы и ручные операции становятся не вопросом удобства, а операционным риском для бизнеса.

Если договоры живут в разных версиях, сроки контролируются вручную, а информация по спорам собирается из нескольких источников, компания начинает терять скорость и управляемость.

Такие проблемы нельзя решить только расширением штата. В какой-то момент приходится перестраивать саму модель работы: переводить типовые процессы в систему, автоматизировать массовые операции и собирать юридическую функцию в единый цифровой контур.

Именно это позволяет юридическому департаменту перестать быть точкой перегрузки — и снова начать ускорять бизнес, а не тормозить его.