Как Новосибирскэнергосбыт вернул юристам недели рабочего времени

Какие споры ведут энергосбытовые компании

Судебная работа для энергосбытовых компаний — часть ежедневной деятельности. Обычно юристы работают с тремя категориями дел.

1. Взыскание задолженности с потребителей. Миллионы клиентов регулярно не платят за электроэнергию вовремя. Нужно подготовить расчеты, подать документы в суд, проконтролировать исполнение решения. Таких дел могут быть сотни одновременно.
2. Споры с сетевыми организациями и смежными участниками рынка. Здесь юристу нужно глубже разбираться в отраслевых расчетах, нормативах и регламентах. Обычно процесс длится дольше, чем типовое взыскание долга.
3. Споры с контролирующими органами и по тарифному регулированию. Здесь речь идет не только об отдельном деле, но и о позиции компании, которая может повлиять на работу с целыми категориями клиентов.

При таком объеме ключевая задача юридической службы — одновременно вести сотни дел и не терять контроль над документами, сроками и статусами.

Как Новосибирскэнергосбыт вел судебную работу

До автоматизации юристы работали в корпоративной системе учета. Но значительная часть времени все равно уходила на поиск информации, перенос данных и подготовку отчетов.

Так появились четыре проблемы.

1. Информация хранилась в разных местах. Часть данных находилась в системе, часть — в папках на компьютере, часть — в письмах и сообщениях коллег. Любой вопрос по делу начинался с поиска актуальной версии документа.
2. Согласования занимали много времени. В претензионно-исковой работе участвуют не только юристы, но и бухгалтерия, руководители и смежные подразделения. Без единого доступа к делу каждый запрос требовал дополнительных пояснений.
3. Историю дела приходилось собирать заново. Документы хранились локально и нередко существовали в нескольких версиях. При передаче дела другому юристу контекст приходилось восстанавливать вручную.
4. Отчеты готовили вручную. Чтобы понять, сколько дел находится в работе и на каких стадиях, юристы сводили данные из разных источников в отдельные таблицы.

При этом основная работа никуда не исчезала: нужно было оценивать перспективы споров, формировать позицию, готовить аргументацию и принимать процессуальные решения.

Поэтому компания искала способ автоматизировать задачи, которые не требуют юридической экспертизы.

Что сделали: одна карточка вместо нескольких источников

Новосибирскэнергосбыт внедрил ПравоДепартамент — сервис для управления юридическими процессами: от претензии до исполнительного производства. В едином рабочем пространстве у юристов появились возможности сэкономить пять рабочих дней в месяц:

• Карточка дела. Теперь все по конкретному спору — стороны, стадия, документы, заседания, результаты — собрано в одном месте. Юристу не нужно открывать папку, искать письмо и звонить коллеге, чтобы понять статус. Прошло заседание — результат сразу попадает в карточку.
  
• Автоматический расчет госпошлины. Ошибка в сумме может обернуться процессуальными последствиями. Теперь система считает сама.
• Электронный архив. Документы привязаны к карточке дела, а не разбросаны по папкам. Если дело переходит к другому юристу, ему не нужно восстанавливать историю — он видит ее сразу.
  
• Автозаполнение данных. 90% информации по делу система заполняет сама. Это экономит время на вводе и убирает разрозненность. Когда данные вносят разные люди, появляются разные форматы, сокращения и опечатки, а это бьет по качеству отчетности.
• Быстрая отчетность. Один отчет теперь занимает 10 секунд. Раньше вопрос «сколько у нас дел в активной стадии» мог запустить отдельный процесс на несколько дней. Сейчас на него отвечает кнопка.

Что получил бизнес

• внесение информации по делу — в 15 раз быстрее;
• отчет — 10 секунд вместо часов ручной сборки;
• 90% данных по делу заполняется автоматически;
• юридический отдел экономит 40 часов в месяц — полноценную рабочую неделю одного юриста — на оценку перспектив спора, подготовку позиции и работу с доказательствами.

Мы пытались автоматизировать работу несколько лет, но не нашли удобного варианта. Тратили много времени, теряли данные, делали ошибки. Про то, как составляли отчеты, можно книгу написать! Остановились на ПравоТех и очень довольны

— прокомментировала Наталия Чехутина, начальник отдела по судебной работе Новосибирскэнергосбыта 

Автоматизация помогает освободить время юристов для главного

Иногда главный резерв времени находится не в количестве сотрудников, а в процессах, которые годами остаются незаметными.

В Новосибирскэнергосбыте не меняли судебную работу с нуля и не расширяли команду. Компания убрала действия, которые не требуют юридической экспертизы: поиск документов, перенос данных и подготовку отчетов вручную.

В результате юристы высвободили 40 часов в месяц на себя и на то, что действительно влияет на исход спора: анализ рисков, подготовку позиции, работу с доказательствами и аргументами.