60 000 сотрудников без очереди к юристам: как ЕВРАЗ автоматизировал внутренние запросы

Почему внутренняя юридическая нагрузка стала проблемой для ЕВРАЗ

ЕВРАЗ — это тысячи сотрудников, десятки филиалов, удаленные производственные площадки и миллиарды рублей в инвестициях. Каждый день руководителям на местах и сотрудникам в офисах нужны юридические документы: доверенности, претензии, служебные записки, согласованные договоры.

Задачи стандартные, но их много. Например

• Руководителю на руднике нужна доверенность, чтобы принять груз. Документ готовят несколько дней — процесс простаивает.
• Менеджер готовит претензию на 200 тысяч рублей. Шаблон есть, но без подписи юриста письмо не уходит — теряем время.
• Новичок в отделе закупок не знает, кто должен подписывать акт. Пишет юристам. Таких вопросов — десятки в день, и все повторяются.

Каждое обращение несложное, но в сумме они «съедают» время целой команды — юристы ЕВРАЗ тратили до 30% рабочего времени на внутренние запросы. Для крупной промышленной компании это критично: один день задержки может обойтись в миллионы рублей.

Как работала юридическая служба до автоматизации

До внедрения нового сервиса все делали вручную. Это доставляло сложности:

• Долгая подготовка документов. Составление даже простой доверенности могло растянуться на несколько дней. Сотрудники ждали, бизнес-процессы останавливались.
• Отсутствие шаблонов и стандартов. Формулировки отличались в филиалах и системах, это путало сотрудников и повышало риск юридических ошибок.
• Постоянное повторение. Юристы часто отвечали на одни и те же вопросы из разных подразделений. Фактически одна и та же консультация многократно тратила время нескольких специалистов.
• Рост нагрузки и затрат. Рутинные операции «съедали» значительную часть рабочего дня. При расширении пришлось бы либо мириться с задержками, либо увеличивать штат юристов.

Руководство ЕВРАЗ решило автоматизировать эти процессы. Сотрудникам нужен был инструмент, который даст им готовые документы и ответы 24/7, прямо в привычном интерфейсе. Так появилась идея внедрить юридический чат-бот.

Что изменилось после внедрения чат-бота

ЕВРАЗ совместно с ПравоТех внедрили сервис Управляй(делами) – по сути, это чат-бот с конструктором документов, интегрированный в корпоративные системы. Систему кастомизировали под процессы компании — теперь многие операции выполняются автоматически

• Документы без участия юриста. Сотрудник формирует типовую претензию на сумму до 10 млн рублей прямо в чате. Бот задаёт вопросы и по шаблону генерирует готовый документ — претензионное письмо, договор или доверенность. Время подготовки — минуты.

• Мгновенные ответы 24/7. Бот интегрировали с Telegram, поэтому им удобно пользоваться. Любой сотрудник может задать типовой вопрос и получить ответ, основанный на знаниях юристов ЕВРАЗ. Достаточно открыть диалог с ботом на телефоне. 

  

• Единый стандарт. Все шаблоны документов и ответы в боте заранее проработаны юристами ЕВРАЗ. Интеграция с внутренней базой знаний позволяет обновлять бота при изменениях в законе или регламентах. 

Что это дало компании

• Сокращение времени на документы. Если раньше на подготовку простой доверенности уходило несколько дней, теперь на ее создание требуется не более 10 минут. Сотрудник отвечает на вопросы бота и сразу получает файл – без переписки с юристами и долгих ожиданий. 
   
• Освобождение ресурсов юристов. 85% типовых документов формируются автоматически. Нагрузка на команду снизилась – затраты времени юристов упали на 30%. Высвободившиеся часы специалисты направляют на стратегически важные задачи: сопровождение сделок, суды, управление рисками.
   
• Снижение ошибок. Автоматизация убрала человеческий фактор. Все документы генерируются по актуальным шаблонам, исключены разночтения в полномочиях или реквизитах. Это значительно снижает юридические риски: невозможно отправить контрагенту устаревшую версию договора или неправильно оформить доверенность – бот просто не предложит неверный вариант.

«Опыт ЕВРАЗ показывает, что даже в крупной компании типовые юридические операции можно и нужно автоматизировать. Это экономит время и деньги, устраняет ошибки и задает новый стандарт скорости и качества юридической поддержки внутри бизнеса» — прокомментировал Директор по развитию ПравоТех

Вывод: автоматизация задаёт новый стандарт корпоративной юридической поддержки

История ЕВРАЗ — часть общей тенденции цифровой трансформации.