Кейс: юристы ПравоТех навели порядок с объяснительными и создали инструмент для работы с обратной связью
16 октября 2025
Сотрудник опоздал, пропал, не выполнил задачу — мелочи, которые приводят к большим проблемам. Когда компания небольшая, такие истории можно решать вручную. Но в команде от 50 человек начинается хаос: кто, когда, что сделал, кому что сказали, что зафиксировали. Начинаются конфликты. Кто-то обижается, кто-то молчит, кто-то пишет жалобу в трудовую инспекцию. И вот приходит проверка.
Мы перестали разбирать объяснительные вручную и создали инструмент, который автоматизирует процесс. Он помогает вести процессы по закону и защищает бизнес, если дело дойдет до проверки или суда.
Рассказываем, как работает модуль, что мы сделали вручную, а что — доверили системе и с помощью чего спасает юристов, бизнес и атмосферу в коллективе.
Зачем автоматизировать обратную связь
Сами по себе объяснительные — дело неприятное. Никому не хочется их писать, обрабатывать, хранить и тем более разбирать. Но если сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию или подаст в суд — это первое, что спросят с компании: как вы пытались решить ситуацию до конфликта.
И тут начинаются проблемы.
— Объяснительную искали три дня.
— Служебку писали в чатике.
— Даты — только в переписке.
— Ничего не зафиксировали.
В 95% случаев суды в трудовых спорах встают на сторону сотрудников. В том числе потому, что компания не может доказать, что действовала корректно. Все решают документы и процедуры.
При этом руководителю все еще нужно сохранить порядок, не стать «карателем» и не потерять имидж нормального работодателя. Мы искали способ, как соблюсти баланс.
В итоге сделали модуль «Инциденты», который документирует, уведомляет, фиксирует объяснения и помогает пройти весь процесс без паники и ошибок.
Как работает модуль «Инциденты»
Чтобы автоматизировать процесс, его нужно описать. Для начала мы, юристы ПравоТех, определили четыре шага, которые проходит каждая служебная записка. Необходимо:
- уведомить сотрудника о проблеме,
- получить от него объяснение,
- зафиксировать результат,
- при необходимости принять меры.
Была нужна прозрачная система, которая зафиксирует позицию обеих сторон, уберет путаницу и поможет пройти процесс в рамках закона. Вместе с аналитиками мы разработали такую систему на базе наших же решений — Конструктора чат-ботов и Конструктора документов.
Как это выглядит на практике
- Структурированное уведомление. Когда случается инцидент — например, сотрудник в течение рабочего дня не выходит на связь, — лидер запускает чат-бота. Тот последовательно задает ему вопросы.
В зависимости от типа ситуации — опоздание, прогул, невыполнение задачи — бот подсказывает нужные детали. На основе ответов формируется черновик служебной записки по шаблону. Менеджеру остается только проверить документ.
Информация об инциденте вместе с доказательствами автоматически подгружается в карточку дела.
- Отправка уведомления. Дальше лидер направляет готовую служебную записку сотруднику. Пока модуль не интегрирован с ЭДО, отправка идет через корпоративную электронную почту. К письму автоматически добавляется инструкция: что требуется сделать и в какой срок.
- Получение объяснения по стандарту. Сотрудник готовит объяснительную записку в свободной форме: это может быть ответное письмо, файл PDF или даже скан рукописного текста. Модуль «Инциденты» просто фиксирует ответ — он не оценивает причины и не решает.
- Централизованная фиксация и контроль. Все документы и этапы процесса хранятся в карточке инцидента. Лидер команды, юрист и HR-специалист видят единое окно: что произошло, когда уведомили сотрудника, пришел ли ответ, какой статус сейчас, приложены ли файлы.
Система сама фиксирует даты и напоминает о ключевых сроках.
Весь цикл теперь занимает не больше 20 минут от регистрации служебной записки до запроса объяснений у сотрудника. Раньше на это могли уходить дни: написать записку, согласовать текст, вручить, контролировать и т. д. Теперь все идет по отлаженной схеме.
Что мы не стали автоматизировать и почему
Модуль не превращает компанию в «наказывающий конвейер». Мы сознательно не автоматизировали санкции. Каждая ситуация индивидуальна. Решения о дисциплинарных мерах принимают люди — с учетом контекста, объяснений сотрудника и требований закона. Наша цель была — навести порядок в коммуникациях, а не заменить руководителя роботом-судьей.
По той же причине мы не заложили в систему автоматическое инициирование дисциплинарного взыскания: где-то может быть уважительная причина, а где-то и само событие может оказаться недоразумением. Мы сфокусировались на том, чтобы собрать факты и документы. А решать, что с ними делать, будет живой человек — лидер совместно с юристом и HR.
Почему наше решение работает
Сегодня модуль «Инциденты» работает без интеграции с полноценным электронным документооборотом, но мы уже получили ощутимый эффект. В чем секрет?
- Централизованный архив. Все инциденты, документы и сроки — в одной системе. Не нужно искать объяснительные по переписке или вспоминать, кто что отправил.
- Единый язык коммуникации. Теперь в уведомлениях — единый, корректный стиль без эмоций. Руководителям проще, сотрудникам спокойнее: все прозрачно и по правилам.
- Данные для анализа. Мы видим, какие инциденты повторяются, где чаще возникают ошибки, в каких отделах. Это помогает не только реагировать, но и предотвращать проблемы: например, организовать обучение или поменять процессы.
- Экономия времени. Юристы больше не готовят каждую записку вручную — шаблоны уже готовы. Остается больше времени на анализ ситуации и решения проблемы.
- Защита бизнеса. Если дойдет до спора, у компании будет полный пакет документов — прозрачный, корректный и юридически значимый.
Что дальше?
На очереди — интеграция с ЭДО. Это позволит перевести весь процесс в юридически значимую цифровую форму: уведомление, объяснение, итоговое решение будут подписываться электронной подписью и храниться в защищенном архиве.
Кроме того, мы хотим расширить функциональность:
- Добавить новые шаблоны под разные ситуации, чтобы покрыть максимум возможных инцидентов.
- Внедрить бота, который будет анализировать ситуации и подсказывать инициатору, как лучше квалифицировать случай, какие доказательства собрать, на что обратить внимание. Возможно, используем наработки с ИИ.
- Интеграция с обучающими программами. Если инцидент связан с нехваткой знаний, система предложит обучение вместо взыскания.
Вывод: автоматизация помогает навести порядок
Модуль «Инциденты» помогает выстраивать честную и понятную обратную связь. Он не решает за людей, а помогает им действовать по процессу — спокойно, без эмоций и рисков.
Самое интересное, что весь этот процесс мы, юристы, создали своими руками — просто опираясь на нормы трудового кодекса и здравый смысл. Вы тоже можете внедрить автоматизацию у себя: достаточно проанализировать свои слабые места и выстроить корректный процесс.
Поделиться:
