Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами в цифровом виде, когда стороны создают, подписывают, отправляют, получают и хранят документы в электронном формате.

В юридически значимом ЭДО документ получает ту же силу, что и бумажный, потому что его подписывают электронной подписью по правилам закона № 63-ФЗ.

Нет «единого закона об ЭДО». Правила складываются из норм про электронную подпись, налоговый и бухгалтерский учет, а также приказов ФНС по форматам электронных документов.

Что делает электронный документ «юридически значимым»

Юридическая значимость в ЭДО держится на трех опорах:

Подпись
Закон № 63-ФЗ выделяет простую подпись и усиленную подпись, а усиленная делится на неквалифицированную (НЭП) и квалифицированную (КЭП).
В бизнес-обмене чаще всего используют КЭП.
Согласованные правила обмена
Стороны фиксируют, какие документы они подписывают в электронном виде, какой подписью, через какой канал, как подтверждают получение, что делают при сбое. Это обычно оформляют в договоре или регламенте ЭДО.
Формат и способ обмена
Часть документов требует формализованный формат (как правило, XML по требованиям ФНС) и обмен через оператора ЭДО. ФНС прямо описывает форматы и варианты УПД/УКД.

Формализованный и неформализованный ЭДО

Формализованные документы
Это документы в утвержденных форматах, которые подходят для налогового контура: УПД, счета-фактуры, корректировки. ФНС публикует перечень форматов и поясняет структуру УПД/УКД. В 2026 году многие компании окончательно переходят на версию УПД 5.03 в рамках обновлений форматов.

Неформализованные документы
Это «обычные» файлы: PDF, DOCX, сканы, переписка. Их тоже можно подписывать электронной подписью и обмениваться ими по согласованным правилам.

Если документ подписывает сотрудник или представитель, контрагент и оператор ЭДО часто требуют подтверждение полномочий в виде машиночитаемой доверенности (МЧД).
МЧД строится на утвержденных требованиях и форматах, и вокруг нее есть отдельные правила и практика.