Как провести кадровый аудит: гайд

Что такое кадровый аудит и зачем он нужен

Кадровый аудит — это проверка работы кадровой службы и качества ведения документооборота. 

Цель — заранее и самостоятельно выявить проблемы работы кадровой службы и устранить их до того, как придет ГИТ.

Кроме того, аудит поможет:

• навести порядок в кадровых документах;
• оптимизировать работу кадровой службы.

Законодательно не установлено, как часто компания должна проверять свои кадровые документы. Каждая компания сама устанавливает периодичность таких проверок в зависимости от:

• размера штата — чем он больше, тем больше кадровых документов составляется, соответственно, тем больше вероятность ошибок;
• сферы — если деятельность компании связана с риском для здоровья сотрудников, проводить аудит следует чаще. Во-первых, такими организациями интересуется ГИТ. Во-вторых, в таких компаниях большой объем документов, связанных с охраной труда, которые важно содержать в идеальном порядке;
• текучки кадров — чем чаще сотрудники нанимаются и увольняются, тем больше риск допустить неточность в кадровых процедурах и документах.

Иногда требуются и внеплановый аудит, например:

• при подготовке к судебному разбирательству по кадровому вопросу;
• если на очередной год запланирована проверка ГИТ;
• при смене руководства организации или кадровой службы — для передачи дел;
• в ходе организационных преобразований — при открытии обособленного подразделения или пересмотре внутренней структуры организации.

Аудит может быть внутренним или внешним:

• Внутренний аудит работодатель проводит своими силами.
• Внешний аудит проводит приглашенная для этой цели специализированная организация.

Что проверить в ходе аудита

В первую очередь необходимо проверить наличие и правильность составления обязательных кадровых документов:

• правил внутреннего трудового распорядка;
• положения о защите персональных данных;
• положения об оплате труда;
• графика отпусков;
• штатного расписания;
• табеля учета рабочего времени;
• книги учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек;
• трудовых договоров сотрудников;
• личных карточек;
• трудовых книжек при их наличии;
• приказов по личному составу;
• заявлений сотрудников.

Это не закрытый перечень — в каждой конкретной компании могут быть и другие документы, которые необходимо проверить. Например, заключения по результатам медицинских осмотров. Таким образом, полный перечень документов, подлежащих проверке, индивидуален — определите его заранее и зафиксируйте в приказе о проведении аудита.

Какие кадровые процедуры необходимо проверить:

• порядок найма сотрудников — как происходит поиск кандидатов, кто и как проводит собеседования;
• онбординг работников;
• расчет и выплата зарплаты — важно убедиться, что деньги выплачиваются вовремя;
• порядок решения внутренних конфликтов;
• работу с увольнениями — проанализируйте причины, по которым сотрудники покидают компанию, и как руководители подразделений и кадровой службы работают над сохранением штата.

Отдельное направление кадрового аудита — анализ внутренней культуры компании и социально-психологического климата, выявление истинных потребностей сотрудников, их требований и ожиданий. Это важно для профилактики негативного отношения работников к работодателю, которое может вылиться в жалобу в ГИТ.

Оформление итогов аудита

Результаты аудита оформляем официально: актом, отчетом или заключением. В документе важно зафиксировать:

• что именно проверили,
• какие проблемы нашли,
• какие выводы сделали,
• что планируете исправить и в какие сроки.

Вывод: кадровый аудит — это не просто «на всякий случай». Он помогает защититься от претензий инспекции, снизить текучку, навести порядок в документах и увидеть, как реально устроена работа с людьми. И только поняв это, можно внедрять автоматизацию — не вслепую, а с пониманием цели.