Должная осмотрительность при выборе контрагента: что входит в досье для налоговой и внутреннего согласования
8 сентября 2026
Досье на контрагента чаще всего собирают слишком поздно — когда инспектор уже запросил документы по сделке трехлетней давности. Тогда проверка контрагента для налоговой превращается в попытку восстановить, что компания знала о партнере в момент подписания договора.
Цена ошибки не ограничивается снятыми вычетами. Если налоговая докажет умысел, штраф вырастет вдвое: с 20 до 40% от недоимки.
Поэтому работа делится на две части. Сначала контрагента оценивают до сделки, затем эту оценку фиксируют так, чтобы через годы ее было чем подтвердить.
Что такое должная осмотрительность и зачем она нужна
Должная осмотрительность — это проверка контрагента перед сделкой: реален ли он, способен ли исполнить договор и вправе ли подписант заключать его от имени компании.
Налоговый кодекс не дает этому понятию определения и не содержит перечня обязательных действий. Требования к проверке сложились в судебной практике и письмах ФНС.
Должная осмотрительность нужна она для двух целей. Перед налоговой она показывает, что компания не знала и не должна была знать о нарушениях партнера. Внутри компании она объясняет руководству и собственникам, почему выбрали именно этого поставщика.
Чем рискует компания без должной осмотрительности
Если поставщик окажется «технической» компанией, а перед сделкой его не проверяли, последствия затрагивают сразу несколько направлений:
| Риск | Что происходит |
| Налоговый | Инспекция снимает вычет НДС при проверке и исключает расходы по сделке |
| Штрафной | Недоимку доначисляют с пенями и штрафом 20%, при доказанном умысле — 40% |
| Внутренний | К сотрудникам, согласовавшим договор, появляются вопросы собственников и руководства |
| Коммерческий | Контрагент не исполняет договор, и компания взыскивает деньги через суд |
Налоговый риск связан с тем, что инспекция признает полученную по сделке налоговую выгоду необоснованной: по ее данным, работу фактически выполнил кто-то другой.
Позиция ФНС и судебная практика
При проверке сделки инспекция задает два вопроса: кто на самом деле ее исполнил и должна ли была компания знать о проблемах партнера.
- Первый вопрос решает статья 54.1 НК РФ: расходы и вычеты учитывают, если экономия на налогах не была основной целью сделки, а обязательство исполнил сам контрагент или лицо, которому он передал его по договору или закону. При этом подпись неустановленного лица, налоговые нарушения контрагента или возможность получить тот же результат другим способом сами по себе основанием для отказа не служат (пункт 3 статьи 54.1).
- Второй вопрос — должна ли была компания знать о проблемах партнера — решается через ее осмотрительность. Еще постановление Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53 связало необоснованную налоговую выгоду с тем, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности. ФНС в письме от 10.03.2021 №БВ-4-7/3060@ описала стандарт коммерческой осмотрительности: деловая репутация и платежеспособность контрагента, риск неисполнения, наличие ресурсов и опыта.
Судебная практика по должной осмотрительности исходит из того, что требования растут вместе со значимостью сделки. Для разовой закупки канцелярии хватит базовой проверки.
При значимых сделках, например по дорогостоящим объектам, ФНС со ссылкой на суды ожидает более тщательной проверки: ресурсов контрагента, его опыта и полномочий подписанта.
Часть 1. Проверка контрагента для налоговой: что оценивать при выборе
Проверку начинают с того, что ФНС в письме 2021 года называет обстоятельствами против компании:
- переговоры шли с фактическим исполнителем, а договор подписали с другой компанией;
- у контрагента нет лицензии или допуска, которые нужны для работ;
- цена заметно отклоняется от рыночной;
- у поставщика нет опыта похожих сделок.
Остальные критерии выбора контрагента делятся на четыре блока. Объем проверки зависит от суммы и значимости сделки.
Регистрационные и правовые сведения
Регистрационные сведения показывают, нет ли у компании формальных признаков «технической» структуры:
- дата регистрации и история смены руководителей и участников;
- отметки о недостоверности адреса, руководителя или учредителя в ЕГРЮЛ;
- адрес массовой регистрации и дисквалифицированные лица в руководстве;
- лицензии, членство в СРО и допуски, если они нужны для предмета договора;
- полномочия подписанта: устав, доверенность, решение об избрании руководителя.
Большую часть этих сведений дают открытые сервисы ФНС для проверки контрагентов, в том числе «Прозрачный бизнес». Сама выписка из ЕГРЮЛ реальность компании не доказывает, поэтому ее дополняют остальными блоками.
Финансовое состояние и платежеспособность
Бухгалтерская отчетность показывает, есть ли у компании выручка, имущество и персонал, соразмерные договору. Например, поставщик с двумя сотрудниками и нулевыми основными средствами, который берется за подряд на 30 млн рублей, скорее всего, вызовет вопросы у инспекции.
Проверяют также налоговую задолженность и уплаченные налоги. Если компания годами платит символические суммы при заметных оборотах, это один из признаков «технической» структуры. При закрытой отчетности сведения о численности, имуществе и опыте запрашивают у контрагента напрямую и сохраняют его ответ.
Судебная активность как сигнал риска
Картотека арбитражных дел показывает, как контрагент исполняет договоры. Иски от прежних заказчиков о возврате аванса или неустойке говорят о сорванных обязательствах. Исполнительные производства в базе ФССП — о проблемах с деньгами. Для налоговой судебная история важна еще и потому, что подтверждает реальную деятельность компании.
Репутационные факторы и деловая история
Деловую репутацию партнера оценивают по опыту похожих сделок, отзывам заказчиков и сведениям о ранее исполненных договорах. Полезно запросить у контрагента перечень исполненных договоров и связаться с одним-двумя прежними клиентами.
Инструменты для обоснования выбора контрагента
Ручная проверка по всем четырем блокам занимает часы: юрист открывает ЕГРЮЛ, отчетность, суды, базу ФССП и другие источники, а потом сводит найденное в вывод. При потоке договоров до глубокой проверки доходят не все сделки.
Быстрее и проще доверить проверку контрагентов ПравоКонсультант. Юрист за минуты получает разбор ее финансового состояния, связей и бенефициаров, полномочий подписанта, деловой репутации и комплаенс-рисков.
Если по итогам остается спорный момент — например, насколько признаки «технической» компании весомы в конкретной сделке, — достаточно описывать ситуацию своими словами и получает заключение с аргументами и судебной практикой.
Итоговый вывод достаточно сверить с первоисточниками и перенести в досье.
Часть 2. Как документировать проявленную осмотрительность
Состав досье контрагента
Досье отвечает на вопрос инспектора: почему компания выбрала именно этого партнера. Обоснование выбора контрагента строится из документов, датированных до подписания договора.
| Документ | Что подтверждает |
| Выписка из ЕГРЮЛ и сведения из сервисов ФНС | Регистрацию и отсутствие отметок о недостоверности |
| Устав, решение о назначении руководителя, доверенность подписанта | Полномочия лица, подписавшего договор |
| Лицензии, выписка из реестра СРО | Право выполнять работы |
| Бухгалтерская отчетность, сведения о персонале и имуществе | Наличие ресурсов для исполнения |
| Коммерческие предложения нескольких поставщиков | Выбор по рыночным условиям |
| Переписка и протоколы встреч | Реальные переговоры с этим контрагентом |
| Служебная записка с выводом о выборе | Кто согласовал сделку, какие риски нашли и почему сочли их приемлемыми |
Те же материалы становятся документами для налоговой проверки, если инспекция запросит их через несколько лет.
Для внутреннего согласования к досье добавляют оценку коммерческих рисков: платежеспособность, условия аванса, обеспечение.
Регламент должной осмотрительности: зачем и как внедрить
Регламент должной осмотрительности закрепляет, кто, когда и насколько глубоко проверяет контрагента. Без него проверка зависит от конкретного сотрудника, и в досье одного договора есть все, а в другом — только выписка.
В регламенте обычно фиксируют:
- пороги сумм, при которых проверка расширяется;
- перечень обязательных документов для каждого уровня;
- ответственных за сбор досье и за вывод;
- порядок согласования, если найдены риск-сигналы;
- сроки повторной проверки для постоянных партнеров.
Регламент полезен и при споре с налоговой: он показывает, что проверка — обычная практика компании, заведенная задолго до запроса инспекции. Утверждают его приказом руководителя.
Как хранить и актуализировать документы
Документы, необходимые для исчисления налогов, хранят пять лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Выездная проверка охватывает три календарных года перед годом, в котором вынесено решение о ее проведении (пункт 4 статьи 89 НК РФ). Досье хранят вместе с договором и первичными документами, чтобы при запросе инспекции не собирать его заново.
Для постоянных контрагентов досье обновляют раз в год и перед каждой крупной сделкой. Сведения о компании меняются, и выписка трехлетней давности не показывает, что партнера проверяли перед новым договором.
Поделиться:
